Comprar o alquilar los equipos de tu empresa: los números

La pregunta mal planteada

Casi siempre llega igual: “¿me sale más barato comprar o alquilar?”, comparando el precio de la laptop contra doce cuotas. Con esa cuenta comprar siempre gana, y por eso la pregunta está mal planteada: compara el precio de un objeto contra el precio de un servicio.

La cuenta que decide es otra. Cuánto te cuesta que una persona de tu equipo tenga una computadora funcionando durante tres años. Eso incluye la máquina, sí, pero también quién la configura, quién la arregla, qué pasa el día que muere, y cuánto vale lo que quede de ella al final.

Abajo está el cálculo completo, con los números a la vista para que puedas rehacerlo con los tuyos. Y, porque no todo el mundo debería alquilar, la sección de cuándo conviene comprar.

Lo que cuesta comprar, de verdad

Toma una laptop de trabajo normal — la de alguien que vive en el navegador, la hoja de cálculo y las videollamadas. Digamos $900 puesta en el escritorio.

Esa cifra es la que entra al presupuesto. Estas son las que aparecen después:

Configuración inicial. Sistema, ofimática, antivirus, unir al dominio, perfiles, migrar los archivos del equipo anterior. Entre dos y cuatro horas por máquina, y alguien tiene que hacerlas.

Mantenimiento. Actualizaciones, limpieza física, discos que se llenan, baterías que se hinchan. Poco por vez, constante durante tres años.

La avería. Aquí está el número que nadie presupuesta. Cuando una laptop muere un martes, el costo no es la reparación: es que esa persona no trabaja. Si tienes equipos de repuesto en bodega, ya compraste máquinas que no usa nadie. Si no los tienes, alguien pierde días.

El valor residual. A los tres años esa laptop de $900 no vale $900. Con suerte la vendes en $200, si encuentras comprador y si alguien se ocupa de venderla.

El capital inmovilizado. Diez empleados son $9.000 que salen hoy de la caja. Ese dinero podría ser inventario, publicidad o nómina. Cualquier negocio con crecimiento tiene mejores usos para nueve mil dólares que dejarlos convertidos en aluminio que se deprecia.

Lo que cuesta alquilar

Nuestro alquiler empieza en $15 al mes, y los equipos nuevos en planes de un año o más arrancan en $80 mensuales. Sin pago inicial.

Lo que hay que mirar no es solo la cuota, sino qué está adentro:

	Comprado	Alquilado
Desembolso inicial	Todo el equipo, hoy	Ninguno
Configuración	Tuya	Llega lista para producción
Mantenimiento preventivo	Tuyo	Incluido
Si falla	Lo reparas o lo repones	Cambio al día siguiente
Obsolescencia	Tuya a los 3-4 años	Cambias de gama cuando el rol lo pide
Plantilla que crece o baja	Compras o te sobran equipos	Sumas o quitas
Contable	CAPEX que se deprecia	OPEX deducible

Ese reemplazo en 24 horas es la línea que más cambia el cálculo, y la que más cuesta ver en una hoja de Excel. Convierte la avería —que es cuándo, no si— de una crisis con días de parálisis en un trámite de un día. Sin bodega de repuestos, sin cotizaciones de emergencia, sin nadie improvisando.

Cuándo NO conviene alquilar

Si alguien te dice que alquilar siempre gana, te está vendiendo. No siempre gana:

Si el equipo va a durar seis o siete años sin cambiar. Una computadora que corre un punto de venta o una máquina de producción no sigue el ciclo de renovación de una laptop de oficina. Cómprala.
Si tienes caja de sobra y no ves en qué más ponerla. El argumento fuerte del alquiler es el capital que liberas. Si no tienes mejor destino para ese dinero, el argumento se cae.
Si ya tienes un equipo de IT interno con procesos que funcionan. Si alguien ya configura, mantiene y repone bien, estás pagando dos veces por lo mismo.
Si necesitas una configuración muy particular que solo tú sabes mantener — laboratorios, software especializado, hardware atado a un proveedor concreto.

Para todo lo demás —oficinas, equipos comerciales, administración, proyectos temporales, personal que entra y sale— el cálculo se inclina claro, y se inclina más mientras más rota tu plantilla.

El caso que casi siempre decide: proyectos y picos

El alquiler es más obvio cuando la necesidad tiene fecha de caducidad.

Contratas ocho personas por un proyecto de cuatro meses. ¿Compras ocho laptops? Al terminar te quedan ocho máquinas usadas y ninguna persona que las use. Un evento, una auditoría, una temporada alta, un piloto que puede no seguir: son casos donde comprar significa quedarse con el activo equivocado.

Lo mismo al revés. Cuando la plantilla se reduce, los equipos comprados se quedan. Los alquilados se devuelven.

La otra mitad: quién los administra

Los equipos son la mitad visible del problema. La otra es quién responde cuando algo no funciona.

La mayoría de las empresas medianas en Ecuador resuelve esto de una de dos formas, y las dos tienen fricción. O contratan a alguien de sistemas —sueldo, beneficios, vacaciones, y un solo par de manos que no puede saber de todo— o se apoyan en “el que sabe de computadoras”, que además tiene otro trabajo dentro de la empresa.

La tercera vía son los servicios administrados: un fee mensual que cubre la mesa de ayuda, el monitoreo y el mantenimiento, con tiempos de respuesta comprometidos por contrato. Nuestros planes arrancan en $15 y $50 al mes según la cobertura.

Lo que cambia de verdad no es el precio, es esto:

Hay un SLA. Un tiempo de respuesta y otro de resolución, escritos, con reporte mensual. No “ahorita te veo”.
El monitoreo es proactivo. El disco que se está llenando se ve antes de que la máquina se detenga.
Hay más de una cabeza. Redes, respaldos, servidores, seguridad: nadie sabe de todo, y no necesitas contratar a cuatro personas para cubrirlo.
No se va de vacaciones. El servicio sigue cuando tu técnico está de viaje o renuncia.

Y cuando el mismo proveedor pone los equipos y los administra, desaparece la discusión de a quién le toca: la máquina, su configuración, su mantenimiento y su reemplazo son el mismo contrato.

Cómo hacer tu propio cálculo

Sin fórmulas complicadas. Suma, para tres años y por persona:

Precio del equipo, menos lo que realmente creas que vas a recuperar al venderlo.
Horas de configuración inicial × costo de la hora de quien las hace.
Mantenimiento y soporte durante esos tres años.
Días de trabajo perdidos por averías × costo del día de esa persona.
El costo de tener capital inmovilizado en algo que se deprecia.

Divide por 36. Ese es tu costo mensual real por puesto. Compáralo con la cuota, y compara también lo que no compras con ella: la bodega de repuestos, las cotizaciones de emergencia y el tiempo de alguien resolviendo lo que ya está resuelto.

Si el número te sale parecido, mira el punto 4 otra vez. Es el que casi todo el mundo subestima, y es el único que llega sin avisar.

Si quieres el cálculo con tus números

Lo hacemos contigo, con tu plantilla y tus equipos actuales, y te decimos también cuándo te conviene comprar — porque a veces conviene.

Alquiler de laptops para empresas — desde $15/mes, sin pago inicial, con mantenimiento y reemplazo en 24h.
Alquiler de tablets — para fuerza de ventas, levantamiento en campo, eventos y capacitación.
Servidores físicos y VPS — cuando lo que hay que sostener es la infraestructura, no el escritorio.
Soporte técnico y servicios administrados — mesa de ayuda con SLA, monitoreo proactivo, remoto y presencial en Quito.
Infraestructura TI administrada — los tres anteriores bajo un solo contrato mensual, si lo que quieres es no comprar nada y que alguien lo gestione.
¿Contratar un técnico de sistemas o tercerizar el soporte? — la misma cuenta, aplicada a las personas en vez de a los equipos.
Equipar un proyecto o un pico de temporada sin comprar — cuando la necesidad tiene fecha de caducidad.
Qué necesito para equipar una oficina de 10 personas en Ecuador — la lista completa de un montaje desde cero: equipos, configuración, red, archivos y soporte.
Tablets para eventos, punto de venta y trabajo de campo — qué cambia en la configuración del equipo según el uso, antes de elegir modelo.

O escríbenos y lo revisamos sobre tu caso concreto.